In februari 2020 zagen we in de media koppen verschijnen als: Werknemer lijdt in kantoortuin, Hallo werkgevers, wanneer gaan we stoppen met de kantoortuin? Niemand houdt van de kantoortuin en Alternatieven voor de hel die kantoortuin heet. In een kantoortuin zitten we met z’n allen in één grote ruimte te werken. Je concentreren blijkt daar moeilijk te zijn; gemiddeld wordt men elke drie minuten gestoord, door geloop en geluiden, van een telefoontje of van collega’s die met andere collega’s staan te praten. We zijn doorgeschoten in onze drang tot veranderen en tot opnieuw het wiel willen uitvinden.
In zijn boek Cubed: A secret history of the workplace beschrijft Nikil Saval de weinig bekende geschiedenis van de werkplek. Een uitgebreide samenvatting van het boek door Laetitia Vitaud is te lezen op de site van Recruiters, onderdeel van Welcome to the Jungle, multimediaal platform gericht op arbeid menselijker maken en kandidaten met de juiste talenten en bedrijven helpen hun weg te vinden door het vaak ondoordringbare oerwoud van (personeels)werving.
Klein en ingeklemd
De kantoorklerk werkte in vroeger tijden in een slecht verlichte, rokerige ruimte. Klerken hoorden bij kooplieden, juristen, banken en verzekeringsmaatschappijen. Ze hadden scherp schrijfgerei en slechte ogen. Ze droegen buitenissige, gekrompen kleren; ze hadden een lichaam dat niet werd gebruikt en hun rug was verkrampt door een slechte houding. Ze hadden eeltige vingers door het constante schrijven. Als ze er niet mager, hoekig of vaal uitzagen, dan zagen ze er blozend en zacht uit, of met een uitgezakte pens.
Er was een tijd waarin de klerk een zeldzame rol speelde in de literatuur. Zijn leven was als onderwerp niet de moeite waard. Zijn werkplek was klein en lag ingeklemd; zijn werk was onbeschrijflijk saai. En toch gaat een van de beste korte verhalen over een klerk: Bartleby, the Scrivener (1853), geschreven door Herman Melville, auteur van Moby Dick. Melville beschreef tot in detail de werkplek van de kantoorklerk en de manier waarop hij een comfortabele schrijfpositie kon innemen achter zijn lessenaar.
Begonnen met papierwerk
We weten niet precies waar en wanneer het kantoor is ontstaan. Er wordt wel gezegd dat met de overdracht van het fabrieksmodel op het kantoor het witte boordenwerk werd getransformeerd tot afstompende, repeterende arbeid. ‘Het kantoor’ is uiteraard begonnen met papierwerk. Denk aan de middeleeuwse kloosters en bibliotheken met hun geleerden. De invloedrijke Florentijnse familie De Medici had net als andere aristocratische families hun eigen kantoor voor de boekhouding. Maar het kantoor als werkplek was over het algemeen een zeldzaamheid in die tijd.
Het verhaal van het moderne kantoor begint later, in de negentiende eeuwse Engelse ‘kantoren’, waar firma’s hun boekhouding verzorgden. De daar werkende klerken – de term witte boord bestond nog niet – vormden een tamelijk onzichtbare (en zeldzame) werknemersklasse.
Klerken of kantoorbedienden werden pas goed zichtbaar tijdens de opkomst van de industrialisatie in Groot-Brittannië en de V.S. Dat zichtbaar worden ging gepaard met papierwerk. De klerk kreeg meer bevoegdheden en was minder geïsoleerd. Tegen 1880 had vijf procent van de beroepsbevolking een kantoorbaan. In de steden waren ze de snelst groeiende groep werknemers. Maar eigenlijk paste hun werk niet goed in de Amerikaanse cultuur. Boeren en fabrieksarbeiders produceerden. Kantoorbedienden produceerden niets, ze konden alleen maar reproduceren. Fabrieksarbeiders bezaten klassenbewustzijn en waren politiek vertegenwoordigd. Kantoorbedienden hadden niets om zich mee te identificeren. Ze onderscheidden zich van de fabrieksarbeiders door hun kleding. Zij hadden witte boorden, de fabrieksarbeiders hadden blauwe boorden. Steeds meer mensen gingen werken met hun hoofd, in plaats met hun handen.
Opkomst van het moderne kantoor
Tussen 1860 en 1920 steeg het aantal kantoorpersoneel in hoog tempo. Grote Amerikaanse bedrijven als General Electric en American Tobacco breidden hun markt uit, niet in de laatste plaats door de aanleg van treinrails door het hele land. Een nieuw leger van witte boordenpersoneel was nodig om dit soort grote werken te begeleiden. De aanleg van treinrails heeft wellicht het meest bijgedragen aan de veranderingen rond de eeuwwisseling van 1900. Er waren meer managers nodig. Een nieuwe laag werknemers nam plaats in het ‘midden’, tussen arbeiders en directeuren in. De juridische fictie*) van de ‘corporatie’ voltooide de verandering door het eigenaarschap van een firma af te splitsen van het management.
De verandering van werkomgeving weerspiegelde de verandering van het werk zelf. Administratie en bureaucratie namen de zakenwereld over. Dankzij de toepassingen van staal werden in alle grote steden wolkenkrabbers voor nieuwe kantoren gebouwd. Tegen 1860 maakten stalen geraamten zeer hoge gebouwen mogelijk; nieuwe liften hielpen daarbij. Hoge, van staal gemaakte archiefkasten konden enorme hoeveelheden papieren dossiers bergen en weerspiegelden de hoge gebouwen. Het kantoor werd verticaal.
Paradoxaal genoeg creëerden maatregelen die beloofden ‘arbeidsbesparend’ te zijn nieuwe behoeften, waardoor er een hele nieuwe industrie ontstond… met nog meer kantoormedewerkers. De snelle veranderingen veroorzaakten veel chaos en vaak was het onduidelijk wie er een besluit moest nemen.
Naar model van de fabriekswerkvloer
In 1898 nam het staalbedrijf Bethlehem Iron Company de werktuigbouwkundig ingenieur Frederick Taylor aan als consultant. De bedenker van de wetenschappelijke bedrijfsvoering werd zijn hele leven geobsedeerd door meet-methoden. Elke fysieke activiteit moest worden verricht met een maximum aan efficiëntie. Taylor zocht naar de sleutel tot efficiëntie en hij vond die door kennis weg te halen bij de arbeiders en te verplaatsen naar een aparte groep van kantoorbedienden.
Taylors adviezen hebben geleid tot een geheel nieuwe bedrijfstak, het in kaart brengen van arbeidsprocessen en zoeken naar efficiëntie. Experts begonnen met een stopwatch in de hand elke beweging van de arbeider te registreren. Vanaf die tijd moest alles gemeten, opgetekend en vastgelegd worden, met als gevolg heel veel meer papierwerk en kantoormedewerkers. Taylorisme betekende diepgaande verandering van de aard van het werk zelf: het systeem kwam op de eerste plaats en moest versterkt worden door managers. Consultants zouden hen helpen het systeem voorop te plaatsen. De afdeling Personeelszaken heette voortaan ‘Human resources’ (HR) en werd een professionele afdeling binnen een bedrijf.
Het is aan het Taylorisme te wijten dat kennis is afgesplitst van het echte werkproces, zowel in de fabriek als op kantoor. De ideologie van het Taylorisme staat garant voor een in zichzelf verdeelde werkplek, met aan de ene kant een groep managers die bepaalt hoe het werk dient te worden gedaan en aan de andere kant werknemers die het werk moeten uitvoeren.
Gedragswetenschappen
Nikil Saval beschrijft in zijn boek de geschiedenis van de ontwikkeling van het kantoor tot in onze tijd. Tegen 1920 maken vrouwen vijftig procent uit van het kantoorpersoneel, voornamelijk als stenotypiste of secretaresse. De typemachine was hun voornaamste hulpmiddel. In 1926 was hun aantal al gestegen naar 88 procent.
De komst van de gedragswetenschappen en hun groeiende populariteit zetten managers ertoe aan het gedrag van werknemers te bestuderen en te beoordelen. De kantoorruimte bleek daarvoor een effectief middel te zijn; er werden veel experimenten gedaan. Architecten gingen het kantoor als een soort utopie beschouwen. Le Corbusier, de invloedrijkste architect van de twintigste eeuw, werkte graag samen met Frederick Taylor. Betere gebouwen konden sociale onrust voorkomen.
Het ideale kantoor
In de jaren zestig kwamen mensen als Robert Propst met nieuwe ideeën over het ideale kantoor waar afleiding tot het minimum moest worden beperkt en privacy was geboden. Hij vond dat de moderne werkomgeving dringend aan vernieuwing toe was. In 1964 lanceerde hij zijn Action Office, een kantoorruimte met verschillende, aan te passen werkvlakken en verschuifbaar meubilair. Commercieel was Action Office geen succes. Enkele jaren later, in 1968, kwam hij met een nieuwe versie, Action Office 2, beter bekend onder de naam Cubicle. Dit keer bleek zijn ontwerp een succes, een systeem van modules en ruimten met verticale scheidingswanden, makkelijk in elkaar te zetten en te veranderen van een werkplek voor groepen in een werkplek voor individuen.
De ironie wil dat het kantoorinterieur van Robert Propst zoals wij het kennen precies het tegenovergestelde is van zijn oorspronkelijke bedoelingen. Cubicles waren ontworpen om te voldoen aan de behoefte van persoonlijke ruimte en privacy. Geen van beide is gerealiseerd. Vandaag de dag wordt in bijna zeventig procent van de Amerikaanse bedrijven een of andere versie van Action Office gebruikt om meer werknemers in minder ruimte te proppen. In de jaren zeventig kreeg de gemiddelde werknemer 46 vierkante meter kantoorruimte. In 2010 was dat teruggebracht tot 19 vierkante meter.
Uit onderzoek is gebleken dat werken in een cubicle geestelijk uitputtend kan zijn, psychologisch stressvol, en fysiologisch ongezond. Als gevolg van voortdurend gestoord worden, blootgesteld worden aan hoge geluidsniveaus en een gebrek aan persoonlijke ruimte neemt onze onrust toe en wordt onze bloeddruk hoger, wat zijn neerslag heeft op het afweersysteem van ons lichaam.
Propst kon het niet laten zich uit te spreken over de gevolgen van zijn uitvinding voor het bedrijfslandschap. Drie jaar voor zijn dood (in 2000) sprak hij met verbittering over de verkeerde toepassing van zijn uitvinding, alleen maar om te besparen op de uitgaven ten koste van het welzijn van de werknemer. Hij noemde de moderne werkomgeving ‘monolithische waanzin’.
Cubed: A Secret History of the Workplace by Nikil Saval, door Laetitia Vitaud, Welcome to the Jungle, 7 januari 2020: www.welcometothejungle.com
Cubed: The Secret History of the Workplace, door Nikil Saval, Penguin Random House, 2015: www.penguinrandomhouse.com/books/220690/cubed-by-nikil-saval/
Het werk van Propst is een van de onderwerpen in het boek Hier wil ik werken – Inzichten voor het creëren van een aantrekkelijke werkplek, door Ron Friedman, Uitgeverij Business Contact, 2015.
Noot
*) Een juridische fictie is een onwerkelijke situatie die in een juridische context wordt verzonnen om de rechtsgang te versimpelen: een wettelijke bepaling waarin intrinsiek of praktisch onmogelijke constructies zijn verwoord.
De foto bovenaan is van Louise Hoffmann
31 jaar lang werkte Hans Wilmink als ambtenaar. Binnen het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) bekleedde hij verschillende functies. Toch ging hij pas in de laatste jaren van zijn loopbaan en na zijn carrière echt nadenken over de rol en positie van de ambtenaar. Zijn reflecties resulteerden onder meer in twee essays in de bundel ‘Het recht op ambtelijk vakmanschap’, een uitgave van Stichting Beroepseer, gepubliceerd in 2022. Zie: 
