Geef ambtenaren de ruimte om uit systemen te breken

Door bestaande regels waar ambtenaren zich aan (moeten) houden is er weinig ruimte voor vernieuwing en blijven echte oplossingen uit bij bijvoorbeeld de Toeslagenaffaire of de aardbevingsschade in Groningen.
Organisatiewetenschapper Dave Kiwi doet onderzoek naar innovatie in de publieke sector en naar de manieren waarop er meer ruimte voor verandering kan worden gemaakt. Juist in tijden van conflicten en crises is het nodig dat overheden innoveren.
Op 29 mei 2024 promoveert Kiwi aan de Vrije Universiteit op zijn proefschrift Fostering innovation in public sector organizations: antecedents and procesesses of effective reorientation and legitimation.

Het onderzoek toont aan dat de weg naar verandering wordt bezaaid met obstakels, van bureaucratische rompslomp tot politieke tegenwind en natuurlijk de regeldruk die innovatie in de weg staan. “Een belangrijke oorzaak hiervan is de ‘legimiteitsparadox’, die er toe leidt dat we niet vooruit komen. Neem bijvoorbeeld de afhandeling van schade voor mensen in Groningen. Iedereen wil dat dit sneller en beter gebeurt, wat heel logisch is en daarmee legitiem. Maar de manier waarop dit moet gebeuren past vaak niet binnen de bestaande regels en afspraken en wordt daardoor illegitiem. Bijvoorbeeld omdat een snellere aanpak niet past bij de al bestaande regels over hoe schade moet worden afgehandeld, of binnen de budgetten die zijn vastgesteld. Dit type paradox zie je eigenlijk bij alle grote vraagstukken van nu. Het is niet dat mensen niet willen dat er iets aan wordt gedaan, maar de regels waarbinnen dat moet gebeuren, maken het vaak moeilijk om echt vooruitgang te boeken”, aldus Kiwi.

Een radicaal andere weg

Volgens Kiwi hebben overheden dan ook te maken met een lastig spanningsveld: “Aan de ene kant is er een grote behoefte aan nieuwe ideeën en vernieuwing. Aan de andere kant verwachten we dat overheidsorganisaties zich houden aan alle bestaande regels en afspraken. Deze complexiteit beperkt de speelruimte voor innovatie aanzienlijk. Snijden in die regels lukt al decennia niet. Laten we het via een radicaal andere weg proberen, namelijk door ambtenaren in een andere rol te zetten en hen de ruimte te geven uit systemen te breken. Er staat een hele generatie ambtenaren klaar die wil losbreken uit kaders of deze op zijn minst ter discussie wil stellen, geef hen de ruimte”. Hij is van mening dat er meer kan, maar dat veel overheidsinstanties geconditioneerd zijn om de ruimtes klein te houden.

Eerst de obstakels wegnemen

Uit het onderzoek blijkt dat wanneer deze ambtenaren systemen willen veranderen, het vooral essentieel is om eerst de obstakels in de omgeving weg te nemen. “Innovatie begint bij het creëren van ruimte,” benadrukt Kiwi. “Dit betekent niet alleen nieuwe ideeën aanvoeren, maar ook het aanpakken van de barrières die vernieuwing in de weg staan. Het is nodig om bestaande systemen en regels, maar zeker ook overtuigingen eerst af te breken voordat er ruimte is voor iets nieuws.”
Volgens Kiwi hebben overheden meer mogelijkheden dan men zou denken om ruimte te creëren, maar de moderne ambtenaar wordt vooral gezien als iemand die taken uitvoert, niet als iemand die aangemoedigd wordt om te zoeken naar nieuwe mogelijkheden:  “Natuurlijk is dit lastig, want het betekent minder politieke controle en potentieel meer risico’s, maar we hebben nu behoefte aan mensen die vooral zoeken naar oplossingen. Geef ambtenaren dus meer ruimte in plaats van alleen maar regels. Op die manier kan de overheid echt innoveren en effectieve oplossingen bieden voor de uitdagingen van vandaag en morgen”.

Promotie

De promotie van Dave Kiwi vindt plaats op woensdag 29 mei 2024, van 13:45 – 15:15 uur.
Plaats: Auditorium Hoofdgebouw van de Vrije Universiteit, De Boelelaan 1105, Amsterdam.
Zie voor meer info over bijwonen op VU: https://vu.nl/en/events/2024/phd-defence-d-kiwi

“Geef ambtenaren meer ruimte in plaats van regels”, VU, 26 april 2024: https://vu.nl/nl/nieuws/2024/geef-ambtenaren-meer-ruimte-in-plaats-van-regels

Foto bovenaan is gemaakt door Nothing Ahead