We blijven maar formulieren invullen en lijsten afvinken. Wegen de baten wel op tegen de kosten?

Volgens de Kafkabrigade – opgericht om overbodige en disfunctionele bureaucratie op te sporen – is het formulier het ultieme symbool van bureaucratie in de negatieve zin van het woord. In modern jargon wordt in plaats van het woord formulier het woord tool gebruikt.

Hoe hardnekkig onze neiging tot gedetailleerd vastleggen en buitenproportionele controle-eisen is blijkt uit twee recente voorbeelden van toenemend bureaucratisme, zoals negatieve bureaucratie ook wel wordt genoemd.

Zorgverzekeraars Nederland (ZN) en de zorgkantoren publiceerden op 14 augustus 2018 over een tool (formulier) dat zorgorganisaties in de verpleeghuiszorg gaan gebruiken om in aanmerking te komen voor een kwaliteitsbudget. In samenspraak met de organisatie voor zorgondernemers ActiZ en individuele zorgorganisaties heeft ZN de afgelopen weken deze tool ontwikkeld.
Vanaf 1 september tot en met 31 december 2018 kunnen zorgorganisaties bij de zorgkantoren hun kwaliteitsplan indienen om in aanmerking te komen voor het kwaliteitsbudget. Met de tool – die als bijlage aan het kwaliteitsplan dient te worden toegevoegd – kunnen zorgorganisaties een begroting opstellen voor de inzet van extra personeel en overige investeringen om de kwaliteit van zorg te verbeteren. De tool  wordt ook gebruikt om na afloop van het betreffende jaar de realisatie van de begroting te verantwoorden.

De tool gaat zoveel extra tijd kosten dat het de vraag is of de baten opwegen tegen de kosten. Dat stelt Lia de Jongh, voorzitter van de Raad van bestuur van de Zuid-Hollandse zorginstelling Topaz.
Op de site van Zorgvisie, het magazine over actuele zorgthema’s, vertelt zij: “Ik ben zeker voor transparantie en verantwoording afleggen, maar moet dat nou zo ontzettend gedetailleerd?”

Accountant moet worden ingeschakeld

De Jongh heeft deze week de tool samen met de financiële afdeling kritisch bekeken en concludeert dat er sprake is van een systeem waarin verpleeghuizen “ontzettend veel verantwoording moeten afleggen. Het gaat de financiële afdeling heel veel extra tijd en dus geld kosten. Ook moet er een accountant worden ingeschakeld die een aparte verklaring opstelt over deze kosten. Weliswaar kan de extra tijd ook binnen dat budget in rekening worden gebracht, maar de vraag is of dat niet het doel voorbijstreeft. Willen we nou sturen op wantrouwen of vertrouwen dat verpleeghuizen verantwoord met het geld omgaan?”

De Jongh wil niet teveel met de beschuldigende vinger wijzen en zegt dat het ministerie van VWS zijn best doet de regeldruk in de gezondheidszorg te verminderen door mee te werken aan het actieplan (Ont)Regel de Zorg. Volgens haar is er aandacht voor anders omgaan met elkaar: “Ze zitten zeker niet vast in hun eigen denkpatronen, maar helaas wel in systemen die in tientallen jaren zijn opgebouwd”.

Apothekers komen om in het papierwerk

Terwijl men zich aan de ene kant inspant om regels te schrappen, komen er aan de andere kant weer nieuwe bij.  Neem de in mei 2018 ingevoerde wet Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Op 20 augustus 2018 meldde RTV Noord over de gevolgen van deze wet voor de apotheek. Het ophalen van een pakketje met medicatie bij de apotheek voor zieke partner of echtgenoot gaat niet meer zo makkelijk als vroeger. Daarvoor is namelijk een machtigingsformulier nodig.

Chaterina Hollenga, voorzitter van de Groninger Apotheken Vereniging: “We mogen onder de nieuwe privacywet absoluut niet zomaar medicatie meegeven aan een ander. Dat heeft te maken met overdracht van medische gegevens. Een ander kan dan zien welke geneesmiddelen iemand gebruikt”. Het machtigingsformulier moet uitkomst bieden, maar aan die werkwijze zitten haken en ogen, stelt Hollenga vast. Mensen die al jaren trouw de medicijnen voor hun zieke buurvrouw of moeder ophalen, moeten zich nu opeens legitimeren. En apothekers komen om in het papierwerk.
“Het zorgt voor ontzettend veel administratie. We moeten in theorie duizenden formulieren kunnen verwerken en alle doorlopende machtigingen registreren zodat we die kunnen terugzoeken als iemand zich aan de balie meldt om medicatie voor een ander op te halen.’

Lees het hele interview met Lia de Jongh, door Anouk Brinkman: ‘Tool kwaliteitsbudget verpleeghuizen gaat uit van wantrouwen’, Zorgvisie, 23 augustus 2018: www.zorgvisie.nl

ZN en zorgkantoren publiceren tool voor kwaliteitsbudget verpleeghuiszorg, Zorgverzekeraars Nederland, 14 augustus 2018 2018: https://zn.nl

VWS lanceert actieplan tegen regeldruk, Zorgvisie, 23 mei 2018: www.zorgvisie.nl

(Ont)Regel de Zorg: www.vvaa.nl

Apotheken worstelen met privacywet: ‘Dit werpt ons terug in de tijd’, door Sander Slager, RTV Noord, 20 augustus 2018: www.rtvnoord.nl

Kafkabrigade: Formulier: www.kafkabrigade.nl/lexicon_regeldruk/formulier