Wat zijn de succesfactoren voor het functioneren van de gemeentesecretaris?

Het ambt van gemeentesecretaris is kwetsbaar. Vroeger bleef de gemeentesecretaris vaak in functie tot zijn pensioen, tegenwoordig is zijn gemiddelde zittingsduur in eenzelfde gemeente vijf jaar. Thijs Jansen en Frans-Willem van Gils^*) deden onderzoek naar succesfactoren voor het functioneren van de gemeentesecretaris. Het blijkt dat de werkrelatie met het college van B en W van doorslaggevend belang is.
In VNG Magazine – onafhankelijk tijdschrift voor burgemeesters, wethouders, raadsleden en gemeenteambtenaren – doen zij verslag van hun bevindingen:

Een belangrijke uitkomst van onze onderzoeken is dat de kwaliteit van de informele, dagelijkse relatie met het college voor het overleven van de gemeentesecretaris van veel groter belang is dan de formeel vastgelegde machtsverhoudingen.
Volgens de formele machtsverdeling is de secretaris ondergeschikt aan het college. Dit blijkt onder meer uit artikel 103 lid 2 van de Gemeentewet, waarin wordt bepaald dat het college in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de secretaris. Verder is relevant dat de burgemeester – en niet de gemeentesecretaris – de wettelijke taak heeft om toe te zien op een tijdige voorbereiding, vaststelling en uitvoering van het gemeentelijk beleid en van de daaruit voortvloeiende besluiten, evenals op een goede afstemming tussen degenen die bij die voorbereiding, vaststelling en uitvoering zijn betrokken (artikel 170 lid 1 sub a).

Onderlinge relatie

Het college van B en W is sterk afhankelijk van het goed functioneren van de gemeentesecretaris. Daarmee heeft deze veel informele macht. De crux is hoe partijen in de praktijk omgaan met die sterke onderlinge afhankelijkheid.

Het scriptieonderzoek naar de werkrelatie tussen burgemeester en gemeentesecretaris toont aan dat een op gelijkwaardigheid ingerichte werkrelatie, waarbij beide functionarissen ook tijdens crisismomenten met elkaar on speaking terms blijven, in bijna 95 procent van de gevallen succesvol blijkt. Een hiërarchische benadering van de werkrelatie – in overeenstemming met de wettelijke, institutionele grondslag – komt ook voor, maar blijkt slechts in 60 procent van de gevallen te slagen.

Kortom: doorslaggevend is de kwaliteit van de onderlinge relatie. Het gaat dan om basale omgangsvormen: kom je je afspraken na, ben je betrouwbaar en ben je aanspreekbaar? Daarnaast vormen soft skills een belangrijke factor voor de effectiviteit van werkrelatie tussen burgemeester en secretaris. Dit beeld past bij de uitkomsten van de enquête die door Stichting Beroepseer is uitgezet onder gemeentesecretarissen: persoonlijke leiderschapsstijl, betrouwbaarheid en normen en waarden beschouwen gemeentesecretarissen als de belangrijkste gezagsbronnen.

De onderzoeken tonen dat formele en informele machtsrelaties worden omgezet in gezagsrelaties: dat wil zeggen dat men elkaar op basis van verdiensten persoonlijk gezag toekent. Men respecteert de ander in zijn/haar rol en verantwoordelijkheden. Hierdoor ontstaan vertrouwensrelaties. Gezag is de vrijwillig aanvaarde invloed van een individu op een andere persoon of groep. Waar gezag tot enkele decennia geleden vaak gebaseerd was op hiërarchische relaties, moet gezag tegenwoordig grotendeels op individueel niveau worden verdiend. Gezagvol optreden is niet langer automatisch verbonden met het hebben van een bepaalde positie; gezag moet dag in, dag uit worden verdiend in interactie met de betrokken partijen.

Succes

Het besef van wederzijdse afhankelijkheid en het transformeren van formele en informele machtsrelaties in persoonlijke gezagsverhoudingen, bepalen het succes van de samenwerkingsrelatie tussen burgemeester en wethouders en secretaris. Deze bevindingen vormen wat ons betreft alle reden voor het mogelijk maken van leerzame dialogen tussen deze functionarissen om daarmee het percentage van succesvolle samenwerkingsrelaties te verhogen.

Noot
*) Thijs Jansen is directeur van Stichting Beroepseer en doet met zijn team onderzoek naar gezag. Dit heeft geresulteerd in o.a. de recent verschenen uitgaven Het gezag van de gemeentesecretaris (2019) en Het gezag van de wethouder (2018).

Frans-Willem van Gils schreef aan de Erasmus Universiteit Rotterdam de masterscriptie Open (de) deuren. Een bestuurskundig onderzoek naar de succesfactoren van de werkrelatie tussen burgemeester en gemeentesecretaris (2019). Hij is oud-burgemeester, docent/trainer voor de Haya van Somerenstichting en adviseur voor het openbaar bestuur.

Betoog: Hoe je als gemeentesecretaris wél in het zadel blijft, door Thijs Jansen en Frans-Willem van Gils, VNG Magazine nummer 14, 27 september 2019: https://vng.nl/betoog-hoe-je-als-gemeentesecretaris-wel-in-het-zadel-blijft (Niet meer beschikbaar op site VNG Magazine).
Zie ook Nieuw deel in serie Beroepseer: ‘Het gezag van de gemeentesecretaris’: https://beroepseer.nl