Bureaucratisme 101, deel 4

Doelloze loyaliteit

In mijn ogen is bureaucratisme een van de meest gevaarlijke plagen van de moderne maatschappij. De naam van deze vijfdelige serie, ‘Bureaucratisme 101’, is zowel een verwijzing naar de basisles in een bepaald vakgebied als naar de beruchte ‘kamer 101’ uit George Orwells beroemde boek “1984”.

Op welk moment is bureaucratie nu bureaucratisme geworden? Dit moment is vaak pas achteraf vast te stellen omdat het een sluipend proces is.

Een van de manieren om vast te stellen in welke omstandigheid men verkeert is te kijken naar het oorspronkelijke doel van de organisatie. Een bureaucratie was immers de vorm van organisatie die men had gekozen om een bepaald doel te bereiken. De vraag of men dat doel nog wel bereikt is dus gepast. Bovendien was een randvoorwaarde om dat doel te bereiken, zo slim mogelijk met beperkte middelen om te gaan. Ook die randvoorwaardelijke vraag zegt iets over het doel.
Immers als men het doel niet of nauwelijks meer bereikt dan wordt de verhouding tussen gebruikte middelen en bereikte doelen steeds slechter. Bij een productiebedrijf wordt op deze manier vrij snel duidelijk dat er iets mis is in de organisatie. Er moet namelijk wel geld verdiend worden en als de verhouding product en uitgaven slechter wordt, gaat de prijs omhoog. Uiteindelijk vind de klant dat niet leuk en koopt hij steeds minder of zelfs niets meer. Dan gaat zo’n bedrijf verlies lijden en zonder maatregelen uiteindelijk failliet.

Helaas geld deze “tucht van de markt” niet voor organisaties zonder winstoogmerk zoals de overheid. Maar ook charitatieve of religieuze organisaties hebben last van dit probleem. Zij leveren een bepaalde dienst en voor hen is het mogelijk om daarin een klein beetje te bezuinigen. Dit vertaalt zich namelijk niet in de prijs. Zo’n organisatie gaat dan van die “weasel words” gebruiken als dienstenversobering.

Grappig is dat men voor zo’n versobering wel gebruik maakt van prijsberekeningen. Bij de overheid heet dat integrale kostprijsberekening. Dat is het verschil tussen dat wat aan dienst daadwerkelijk verleend wordt en datgene wat er vervolgens aan bestuurs- en controlekosten bovenop gelegd wordt. Een ziekenhuisbed kost dan integraal een bepaald bedrag. Dit wordt bepaald door de totale kosten van een organisatie te delen door het aantal ziekenhuisbedden. Als er dan bezuinigd moet worden schrap je het aantal ziekenhuisbedden dat overeenkomt met het te bezuinigen bedrag, gedeeld door die integrale kostprijs. Dat de overhead daardoor niet verdwijnt, merkt in eerste instantie niemand en dus wordt het te bezuinigen bedrag ook niet gehaald. Gevolg is dat bij de volgende berekening de tekorten zijn blijven bestaan en de integrale kostprijs per bed hoger is dan eerder. Je deelt immers door een kleiner getal. Uiteraard kun je dan natuurlijk weer een aantal ziekenhuisbedden schrappen. Dit lijkt misschien onzinnig maar als u de krant leest ziet u dit verschijnsel regelmatig.
Kijkt u in uw werk ook maar eens.
Zo was bij Defensie de integrale kostprijs van een mijnenjager in 2004 ongeveer € 3 miljoen per jaar en bij een vergelijkbare berekening in 2010 plotseling € 8 miljoen per jaar. Logisch, want er waren minder mijnenjagers.

Voor een bureaucratisme organisatie heeft deze berekenmethode nog een voordeel want op deze wijze kan ook verbloemd worden dat de overhead zelfs gestegen is. De overhead is namelijk onzichtbaar geworden. Het eindresultaat van dit proces is opmerkelijk want uiteindelijk is het zelfs denkbaar dat de beste organisatievorm de vorm is waarbij er helemaal geen mijnenjagers meer zijn. Of geen ziekenhuisbedden, of geen schoolklassen of geen ontwikkelingshulp.

Bureaucratisme organisaties hebben uiteindelijk geen doel meer, ze leveren niets meer op. De enige reden waarom de organisatie nog bestaat is om te blijven bestaan. Het doel van de organisatie is de organisatie zelf geworden. Dit proces is in de interne communicatie van zo’n organisatie ook waar te nemen. Het begint nu rapporten te maken waar de echte doelstelling, het leveren van veiligheid op zee of het verzorgen van patiënten, alleen nog in de inleiding van de documenten is te vinden. Vanaf hoofdstuk twee gaat het vervolgens over de interne zaken en kunt u steeds meer “weasel words” vinden. Bij de aanbevelingen, conclusies of veranderingsvoorstellen zult u dan niet meer zien staan of er meer dan wel betere diensten worden geleverd, maar alleen dat er op kosten wordt bezuinigd. Of dit ook zo is wordt in het bureaucratisme niet onderzocht. En dat levert een tweede herkenpunt op van een bureaucratisme. Er is geen reflectie meer op het einddoel. Analyses worden alleen nog gemaakt ten opzichte van de planlijnen (ook een “weasel word”). Het is managementbegrip voor “operatie geslaagd, patiënt overleden”.

Bureaucratisme heeft moeite met dit soort vergelijkingen. Ze doen een beetje pijn en dus worden mensen in de organisatie die hier de aandacht op vestigen genegeerd, worden hun observaties gebagatelliseerd, of worden zij subtiel aangesproken op hun gebrek aan loyaliteit. Deze mensen zijn echter nog heel loyaal, namelijk aan het oorspronkelijke doel van de organisatie. Bureaucratisme is echter dat doel kwijtgeraakt en dus is loyaliteit gekoppeld geraakt aan de organisatie zelf. In een bureaucratisme is loyaliteit eigenlijk doelloos geworden. En zelfs gevaarlijk, maar daarover volgende keer meer.

Volgende week deel 5

Dit artikel verscheen eerder in Pro Def Bulletin – Professionals bij Defensie

Peter van Maurik is een 47-jarige marineofficier met ervaring op schepen, in marineopleiding en bestuur bij defensie. Van 2005 tot 2008 was hij de voorzitter van de Koninklijke Vereniging van Marineofficieren. Hij is een parttime, en pro-deo, adviseur in leiderschap-, innovatie- en trainingsvraagstukken. Daarnaast is hij een groot liefhebber van boeken, filosofie, geschiedenisen de nieuwe internetmaatschappij. En in alle eerlijkheid teleurgesteld in de trage ontwikkeling van het overheidsapparaat in de moderne maatschappij

Bureaucratisme 101, deel 1: De oorsprong van Paarse krokodillen: https://beroepseer.nl/blogs/bureaucratisme-101-deel-1/

Bureaucratisme 101, deel 2: De donkere zijde van bureaucratie: https://beroepseer.nl/blogs/publieke-en-semi-publieke-sector/bureaucratisme-101-deel-2/

Bureaucratisme 101, deel 3: De valkuil van perfectie: https://beroepseer.nl/blogs/bureaucratisme-101-deel-3/