De donkere zijde van bureaucratie

In mijn ogen is bureaucratisme een van de meest gevaarlijke plagen van de moderne maatschappij. De naam van deze vijfdelige serie, ‘Bureaucratisme 101’, is zowel een verwijzing naar de basisles in een bepaald vakgebied als naar de beruchte ‘kamer 101’ uit George Orwells beroemde boek “1984”.

Het was Frans Kafka die in zijn beroemde boek ‘het Proces’ de wanhoop beschreef van iemand aan de ontvangende zijde van zo’n uit de rails gelopen bureaucratische systeem. De ‘Paarse krokodil’-reclame was slechts een humoristische variant daarop. Bureaucratisme is een soort organisatorische ‘milieuvervuiling’. Het negatieve in deze metafoor lijkt op de CO2 uitstoot die zorgt voor het verhitte gevoel dat leidt tot de opwarming van de kiezer. Bureaucratisme is een uitwas van een systeem, dat was bedoeld om bepaalde diensten te leveren. Maar i.g.v. bureaucratisme gebeurt dat niet meer of gebeurt het verkeerd.

Nu is het altijd mogelijk dat een systeem niet perfect werkt, fouten veroorzaakt of tot verkeerde keuzes leidt. Mijn aandacht voor de uitwas bureaucratisme is dan ook geen pleidooi voor perfectie. Maar als het aantal foute keuzes systematisch steeds groter wordt en diensten niet meer worden geleverd, begint bureaucratie te verworden tot bureaucratisme. Het is vooral een systeem dat niets meer leert.

De kenmerken

Ook een bureaucratie kan gebreken vertonen. Opmerkelijk genoeg zijn mensen best bereid systeemfouten te accepteren zolang die maar erkend worden en zolang ervan geleerd wordt. In een doorgeschoten systeem, bureaucratisme, worden fouten niet of met de grootst mogelijke moeite erkend. Liever wordt, zoals dat heet, ‘ijzerenheinig’ doorgegaan op de (verkeerd) ingeslagen weg. Weerstand en kritiek worden op allerlei manieren weggewimpeld, ook als dat wegwimpelen allang niet meer geloofwaardig over komt. Stapsgewijs worden dan ambities bijgesteld en worden via zogenaamde ‘weasel words’ slechte boodschappen verpakt. ‘Er is veel ervaring opgedaan’, is dan een eufemisme voor ‘het is mislukt’. Zulke mededelingen zijn echter zelden concreet over wat er dan geleerd is. En het is juist die concreetheid die nodig is om echt te leren. Hoe groter het programma, hoe mooier het taalgebruik in dit soort rapporten wordt. Dat is een ander kenmerk van bureaucratisme: het heeft een bijzondere voorkeur voor mega-programma’s. De toevoeging ‘mega’ geeft dan aan dat zo’n programma kostbaar is en dat er vaak veel menskracht en prestige mee gemoeid is en dat het bij aanvang natuurlijk ook grote verwachtingen wekt.

Probleem van mega-programma’s die onder invloed van bureaucratisme komen te vallen, is dat de kosten en baten zelden in balans kunnen worden gehouden. Bureaucratisme zorgt ervoor dat er steeds meer geld wordt uitgegeven, met een steeds kleinere kans op succes. Het succes wordt zelfs anders gedefinieerd en oorspronkelijke succescriteria worden verlaten. Het gaat niet meer om het bereiken van een resultaat maar om het afronden van het project. Liever geeft men nog meer geld uit voor een beetje effect dan halverwege te stoppen zonder resultaat. Dat hetzelfde budget tot veel betere resultaten zou hebben geleid bij andere activiteiten, wordt niet eens meer overwogen. De problemen worden meestal wel gezien in de organisatie zelf, vaak op de werkvloer, maar dit leidt niet meer tot verandering in het systeem.
In bureaucratisme wordt erg weinig aan zelfreflectie gedaan. Dat is ook een kenmerk ervan.

De gevolgen

Dat gebrek leidt tot het derde, en misschien wel belangrijkste, kenmerk waardoor kan worden aangetoond waarom bureaucratisme als een schadelijke uitwas moet worden bestempeld. De uitvoerders, de ambtenaren, kunnen door het systeem verleid of gedwongen worden juist datgene te doen waar zij van overtuigd zijn dat het een verkeerd effect heeft. En indien ze gelijk hebben, en dat is vaak zo, worden juist zij geconfronteerd met de negatieve effecten van hun gelijk. De eerder genoemde maatschappelijke onvrede van de burger richt zich op hen, want het is uiteindelijk de burger die zich in de steek gelaten voelt.

De frustratie die dit oplevert, zowel de dwang als de keuze, leidt tot ongezonde werksituaties waarin de betrokken ambtenaar allerlei argumenten moet verzinnen om uit te leggen dat het niet anders kon. In de meest extreme vorm werd dit argument gebruikt als verdediging door Adolf Eichmann bij zijn proces in Jeruzalem in 1962. Het proces werd beschreven door de filosofe Hannah Arendt die op basis daarvan het begrip ‘banaliteit van het kwaad’ introduceerde. Zij verwees naar de vele duizenden, conform het systeem werkende, ambtenaren die elk een klein, en schijnbaar onschuldig, stukje van de Holocaust uitvoerden. Het systeem was zo opgezet dat het heel moeilijk was om als ambtenaar hiertegen verzet te plegen. In zekere zin was hier de perfecte bureaucratie in de verkeerde leidinggevende handen terecht gekomen. Hier is het zelfs geen bureaucratisme te noemen maar gewoon misbruik, de argumenten ter verdediging lijken echter verdacht veel op elkaar.

Bureaucratisme zorgt er dus voor dat een waardeneutraal systeem, bureaucratie, steeds minder resultaat oplevert, steeds meer negatieve bijeffecten krijgt, steeds meer geld verspilt en steeds meer zijn eigen mensen dat laat doen wat niet goed is. Of in extreme vorm juist dat gaat doen waar ze juist niet voor bedoeld is. Het is de ‘dark side of the force’, aanwezig daar waar het voortbestaan van het systeem belangrijker is geworden dan waarvoor het bedoeld is.
Opmerkelijk genoeg heeft Nederland daar op 26 juli 1581 al een interessante oplossing voor bedacht, maar ook hierover meer in de volgende aflevering.

Volgende week deel 3

Dit artikel verscheen eerder in Pro Def Bulletin – Professionals bij Defensie.
Peter van Maurik is een 47-jarige marineofficier met ervaring op schepen, in marineopleiding en bestuur bij defensie. Van 2005 tot 2008 was hij de voorzitter van de Koninklijke Vereniging van Marineofficieren. Hij is een parttime, en pro-deo, adviseur in leiderschap-, innovatie- en trainingsvraagstukken. Daarnaast is hij een groot liefhebber van boeken, filosofie, geschiedenisen de nieuwe internetmaatschappij. En in alle eerlijkheid teleurgesteld in de trage ontwikkeling van het overheidsapparaat in de moderne maatschappij.

Bureaucratisme 101, deel 1: De oorsprong van Paarse krokodillen: https://beroepseer.nl/blogs/bureaucratisme-101-deel-1/