Midden-Groningen versterkt ambtelijk vakmanschap met programma ‘Eigenaarschap en Bondgenootschap’

In 2023 heeft ruim 90% van alle medewerkers van de gemeente Midden-Groningen deelgenomen aan een van de 51 dagtrainingen Eigenaarschap en Bondgenootschap onder begeleiding van Stichting Beroepseer. Dit programma richt zich op het versterken van ambtelijk vakmanschap, eigenaarschap over het eigen werk en het bevorderen van samenwerking met inwoners, de gemeenteraad, het college en collega’s.

Met de training Eigenaarschap en Bondgenootschap koos de gemeente Midden-Groningen voor een uniek en baanbrekend project in Nederland. Er is geen gemeente die bijna alle medewerkers heeft getraind in deze onderwerpen. Van ambtenaren actief in de groenvoorziening tot aan de directieleden, iedereen deed mee. Door met de gehele organisatie op deze thema’s te reflecteren en inzichten te vertalen naar de dagelijkse werkpraktijk, toonde de gemeente lef en de bereidheid actief te werken aan verbetering. Daarnaast is met deze training een gezamenlijk begrippenkader gecreëerd om het professionele gesprek met elkaar te kunnen voeren, en dat vooral te blijven doen.

Aanbevelingen om ambtelijk vakmanschap structureel aandacht te blijven geven

Naast de individuele opbrengsten voor deelnemers, is er door Stichting Beroepseer een eindrapport opgesteld met de belangrijkste inzichten uit het programma. De gemeente Midden-Groningen heeft een compacte publieksversie van het rapport gemaakt^*).

De aanbevelingen uit het rapport geven de gemeente houvast om ambtelijk vakmanschap samen met de begrippen eigenaarschap en bondgenootschap een vaste en centrale plaats te geven binnen de gemeentelijke organisatie en de ontwikkeling van ambtelijk personeel. Hieronder volgt een overzicht van de aanbevelingen, geprioriteerd door een deel van de medewerkers van de gemeente zelf:

1. Constructief dualisme

• Actief inzetten op de versterking van constructief dualisme tussen college, gemeenteraad en de ambtelijke organisatie.
• Heldere afspraken maken over het samenspel en een spelregeldocument opstellen om rolduidelijkheid te vorderen.

2. Zet in op betrouwbaarheid en realisme

• Inzetten op betrouwbaarheid en realisme om het vertrouwen van inwoners te behouden. Zo voorkom je dat een onrealistisch verwachtingspatroon richting de lokale samenleving wordt gewekt.
• Intern en extern realistisch zijn over doelstellingen en open communicatie stimuleren. Zo ontstaat begrip voor elkaars positie.

3. Waarborg de aandacht voor de thematiek

• Blijvende aandacht voor ambtelijk vakmanschap, eigenaarschap en bondgenootschap top-down en bottom-up stimuleren.
• Interne structuren creëren voor continue aandacht, bijvoorbeeld het inwerkprogramma van nieuwe medewerkers, periodiek overleg, inspiratiesessies en beoordelingsgesprekken.

4. Blijf de ontmoeting en kruisbestuiving tussen medewerkers faciliteren en stimuleren

• Deelnemers noemden de ontmoeting met collega’s die ze nog niet kenden als een van de grootste pluspunten van de training.
• Veel en nieuwe collega’s ontmoeten, waar je in je werk niet direct mee in aanraking komt, versterkt het gevoel van bondgenootschap, het gevoel als organisatie het verschil te maken voor de inwoner.

5. Klankbordgroep in positie

• De klankbordgroep een centrale rol geven in de follow up en het waarborgen van het project.
• Faciliteer de klankbordgroep met tijd, ruimte en geld om hun rol effectief te vervullen.

6. Neem afscheid van het woord ‘klant’

• Het woord klant miskent de relatie tussen overheid en burger. Daarom adviseren wij te onderzoeken waar het woord ‘klant’ nog wordt gebruikt en meer aandacht te geven aan ambtelijk vakmanschap en beginselen van behoorlijk bestuur.

7. Experimenteren met bondgenootschap

• Actief experimenteren met bondgenootschap richting inwoners. Projecten in de buitenruimte lijken zich hier goed voor te lenen.
• Experimenten met bondgenootschap tussen college, gemeenteraad en ambtelijke organisaties aanmoedigen.
  

8. Laat het management een voortrekkersrol aannemen

• Management spelt een voortrekkersrol in het blijvend aandacht geven aan de opbrengsten van de trainingen.
• Zichtbaarheid op de werkvloer vergroten, kwetsbaarheid durven tonen en een cultuur van psychologische veiligheid waarborgen.

9. Versterken lerend vermogen

• Verbindingen leggen tussen vervolgacties en evaluaties van teamplannen en projecten.
• Invoeren van een uitvoerbaarheidstoets en signalen van de werkvloer serieus nemen in beleidsvorming. Dit helpt ook om intern tot realistische doelstellingen te komen

10. Scharreltijd voor medewerkers

• Reserveren van 5% scharreltijd voor medewerkers die ze kunnen besteden aan reflectie, opleidingen, creatieve projecten en het leren kennen van collega’s.

 Wat gebeurt er nu al en welke vervolgstappen worden er genomen?

De gemeente Midden-Groningen blijft ambtelijk vakmanschap, eigenaarschap en bondgenootschap structureel aandacht geven. De inzichten uit en opbrengsten van het project moeten immers een structurele plek in de organisatie krijgen om blijvend effect te sorteren. Om de resultaten van het programma te verankeren zijn de volgende stappen gezet:

• Een klankbordgroep denkt mee over het waarborgen van de opbrengsten en het implementeren van de aanbevelingen in de organisatie.
• Het belang van bondgenootschap en eigenaarschap heeft een centrale plek gekregen in het inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers.
• Er is een profiel van de professional opgesteld waarin ambtelijk vakmanschap, eigenaarschap en bondgenootschap zijn verankerd. Dit profiel gaat de basis vormen voor een ontwikkel- en gesprekscyclus binnen de gemeente.
• In het opleidingsaanbod voor medewerkers wordt aandacht besteed aan leren geven en ontvangen van feedback
• Teams worden actief ondersteund om ambtelijk vakmanschap, eigenaarschap en bondgenootschap specifiek te maken voor de eigen werkpraktijk.
• De gemeente heeft een bondige publieksversie gemaakt van de eindrapportage van Stichting Beroepseer zodat medewerkers de resultaten eenvoudig tot zich kunnen nemen.^*)

Stichting Beroepseer blijft voorlopig betrokken bij het waarborgen van de resultaten. Begin 2024 is bijvoorbeeld door de Stichting een bijeenkomst begeleid waarin directie en teamleiders stilstonden bij de vraag hoe zij als leidinggevenden ambtelijk vakmanschap kunnen stimuleren. Tijdens de bijeenkomst was er aandacht voor voorbeeldgedrag, het stimuleren van een lerende organisatie en het als bondgenoten samen optrekken met als doel het goede te doen voor de inwoners van Midden-Groningen.

In het najaar van 2024 wordt er een bijeenkomst georganiseerd waarin het college van B&W en de gemeenteraad reflecteren op wat eigenaarschap en bondgenootschap voor hun rol, positie en verantwoordelijkheden betekenen. Het college en de raad gaan dan in gesprek met ambtenaren over de opbrengsten van het programma Eigenaarschap en Bondgenootschap. Zo bouwen we gezamenlijk aan een gemeenschap waarin ambtelijk vakmanschap, eigenaarschap en bondgenootschap centraal staan, en streven we naar een zo goed mogelijke gemeente voor de inwoners van Midden-Groningen.

Meer weten over de training Eigenaarschap & Bondgenootschap? Zou de training ook van meerwaarde kunnen zijn voor jouw gemeente? Neem dan contact op met Maurits Hoenders. Via m.hoenders@beroepseer.nl 

De training Eigenaarschap & Bondgenootschap is onderdeel van het leeraanbod van de Academie voor Ambtelijk Vakmanschap van Stichting Beroepseer. Klik hier voor meer informatie.

^*) Downloaden Samenvatting Rapport Eigenaarschap en Bondgenootschap, gemeente Midden-Groningen, juli 2024 : https://beroepseer.nl