Erik Pool is sinds november 2021 programmadirecteur Dialoog & Ethiek ten behoeve van ambtelijk vakmanschap bij het ministerie van Binnenlandse Zaken. Het programma is bedoeld om de gesprekscultuur bij ministeries te verbeteren. In het radioprogramma Met het oog op morgen (NPO Radio 1) van 18 november 2021 sprak Lucella Carasso met Pool over zijn nieuwe functie en zijn boek over de kunst van het ambtelijk tegenspreken.
De functie is door de toeslagenaffaire ontstaan, betaald met geld dat is gereserveerd om de ambtelijke dienstverlening te verbeteren.

Pool: “De gesprekscultuur bij de overheid is onvoldoende open. Er zijn plekken waar het goed loopt, maar de cultuur is toch dat je meebeweegt met de groep. Als je twee of drie keer ergens tegenin bent gegaan, dan krijg je het misschien lastig met je leidinggevende. Dat kan consequenties hebben. Dat voelen we aan ons water en dat zet de rem op het vrije gesprek. Dan begint een probleem te ontstaan wat met tegenspraak kan worden doorbroken, maar wat eigenlijk als cultuur moet worden aangepakt. Er moet een vrije gesprekscultuur komen om grote problemen te voorkomen”.

Lucella Carasso: De ministeries van de rijksoverheid zijn hiërarchisch georganiseerd. Dan is tegenspraak lastig. Je hebt het toch vaak tegen iemand die hoger geplaatst is in de rangen dan jijzelf.

Pool: “Daarom heb ik ook de titel van het boek gekozen: Macht en moed. In ons type organisaties is heel bewust gekozen voor de verdeling van macht in rangen en standen. Dus mijn baas is een directeur-generaal, om het even zo te formuleren. Dus ja, als je je meerdere tegenspreekt, die heeft macht over jouw positie, je werk, je carrière. En de groep heeft dat natuurlijk ook. Die kan jou ook als eenling een beetje in de marge proberen te duwen. En dat maakt ook dat je vrij uitspreken, met een opvatting of een perspectief dat niet gewoon is, of onbekend, of een beetje eigenwijs, of echt tegendraads, gevaarlijk is. Dat is letterlijk gevaarlijk. Daar moet je als organisatie iets tegenover stellen: het gevaar zo klein mogelijk maken. Weg kan het niet, het blijft gewoon onderdeel van onze manier van werken en ons functioneren. Maar je kunt wel als leidinggevende, en ook als politiek bestuurder, de omstandigheden verbeteren waarin mensen zich uitgenodigd weten om te zeggen wat ze te zeggen hebben, dat wat als steentje in hun schoen zit te knellen”.

Lucella Carasso: U noemt de omstandigheden, iets dat we iedere dag zien. Voor de ministers en staatssecretarissen is uiteindelijk van het grootste belang, dat die tegenspraak hen bereikt. Zeventig stukken per weekeind krijgen ze soms mee. Ze zitten in een coalitie met meerdere partijen. Ze staan vaak ook onder druk in hun eigen partij, van de Tweede Kamer. Er is een enorme omloopsnelheid van informatie. Er is dikke stress bij heel veel politici. Hoe organiseer je tegenspraak als dat de omstandigheden van je baas zijn?

Pool: “Ja, dat is een goed punt, want die omstandigheden maken ook dat die tegenspraak vaak mislukt omdat je allemaal wel snapt, er is nu haast, het is druk, er moet wat naar de Kamer. Op een vraag van jullie journalisten moet snel antwoord komen. Dan komt het er juist op aan. Die drukte en die haast is er vaak, omdat er een groot belang op het spel staat. Een spannend debat in de Kamer. Of er is een maatschappelijk probleem dat speelt. Juist dan is het nodig die tegenspraak een plek te geven. En de grap is dat we in crisisbestrijding daar anders mee omgaan. Dan is er op ieder moment van de crisis een betreffend crisisteam en dat kan zich niet permitteren om binnen een half uur een foute beslissing te nemen. Dat betekent dat het daar makkelijker is alle perspectieven bij elkaar te krijgen in de besliskamer en dan te besluiten. Dat mechanisme zou je eigenlijk moeten proberen te herhalen op veel grotere schaal, en meer als gewoonte. Alle perspectieven van collega-ambtenaren, van mensen in de samenleving die je wilt bereiken met je dienst of product of activiteit,  betrekken op het moment waarop je tot een besluit moet komen dat juist heel spannend is”.

Lucella Carasso: Heeft de minister dan nog tijd om media te woord te staan, de Kamer te woord te staan, al die stukken te lezen van wat morgen van belang is?

Pool: “We zouden toch moeten kunnen accepteren, ook misschien journalistiek kunnen accepteren, dat het echt een dagje langer duurt voordat er een antwoord komt. Het is waar, we maken elkaar gewoon een beetje de kop gek. Ik doe daar zelf net zo hard aan mee, tot ik me realiseer wat ik aan het doen ben. En dan doe ik een stapje terug. Dan stel ik een mooie vraag, of een kritische vraag die op dat moment vertragend lijkt te werken, maar die uiteindelijk versnellend werkt om tot een goed besluit te komen. Misschien mag ik iets heel praktisch als voorbeeld geven. Doordat we zo gehaast functioneren ontstaan er allerlei problemen, die we daarna weer moeten oplossen. Dat is bij mekaar opgeteld veel meer tijd en veel meer inspanning dan in één keer goed. Dit zou het streven moeten zijn. We moeten proberen het in één keer goed te doen. En dan goed in de meest rijke betekenis van het woord. Dus niet alleen of het past bij de regels en of het allemaal doelmatig is, maar ook of het ethisch verantwoord is. Of het moreel oké is”.

Luister naar het hele gesprek met Erik Pool: Programmadirecteur Dialoog en Ethiek aangesteld om gesprekscultuur bij ministeries te verbeteren, Met het oog op morgen, NPO Radio 1, NOS, 18 november 2021: https://www.nporadio1.nl/

Macht en moed – Ambtelijk vakmanschap en de kunst van het tegenspreken bevat een grondige studie en kritische analyse van het reilen en zeilen van de rijksoverheid en de rol van ambtenaren daarin, met de toeslagenaffaire als actuele casuïstiek. Het boek is een pleidooi voor ambtelijke autonomie en meer aandacht voor ethiek als onderdeel van de ambtelijke professionaliteit. Pool confronteert ambtenaren en politici met prangende vragen over hun bijdrage aan een stabiele rechtsstaat (november 2021). https://lascuola.nl