De oorsprong van Paarse krokodillen

In mijn ogen is bureaucratisme een van de meest gevaarlijke plagen van de moderne maatschappij. De naam van deze vijfdelige serie, ‘Bureaucratisme 101’, is zowel een verwijzing naar de basisles in een bepaald vakgebied als naar de beruchte ‘kamer 101’ uit George Orwells beroemde boek “1984”.

In de komende reeks bijdragen krijgt u mijn observaties over oorzaak, aard, gedrag, achtergrond en misschien zelfs oplossingen voor deze plaag. Met de artikelen wil ik bereiken dat het probleem op de agenda blijft staan en wil ik u moed inspreken om uw verzet ertegen vol te houden. Daarnaast wil ik u stapsgewijs duidelijk maken dat het probleem oplosbaar is. Maar voordat daar aan begonnen kan worden is het nodig een aantal misverstanden uit de weg te ruimen.

Bureaucratie versus bureaucratisme

Het eerste misverstand is dat bureaucratisme hetzelfde zou zijn als bureaucratie. Laatstgenoemde is echter een waardeneutrale vorm van organiseren, gebaseerd op regels, ordening, taakverdeling en procedures. Dat kan een zeer waardevolle inrichting zijn en is dat ook vaak. Dat gevoel werd in de begindagen ervan ook zo ervaren. Bureaucratie is overigens de conceptuele tegenhanger van adhocratie.

Dit is een veel flexibelere en vooral meer tijdelijke vorm van inrichten. De term bureaucratisme is ontwikkeld om de uitwassen van bureaucratie te benoemen. Ik zal consequent de ene term gebruiken voor hetneutrale systeem en de andere term voor die afschuw oproepende uitwas, die niet automatisch uit het systeem volgt maar wordt veroorzaakt door menselijk gedrag. Dat is slecht nieuws, want mensen zijn in staat tot verschrikkelijke vormen van gedrag. Maar het is ook goed nieuws, want gedrag is een persoonlijke keuze. En gedrag kun je in beginsel wijzigen. Bureaucratisme is om die reden geen onontkoombaar bijproduct van bureaucratie.

Omdat bureaucratisme over menselijke keuzes gaat moet direct het tweede misverstand worden benoemd, namelijk dat bureaucratisme over te veel ambtenaren of over de identiteit van ambtenaren zou gaan. Dit is niet juist. Het aantal ambtenaren is niet de oorzaak van bureaucratisme, het is zelfs geen indicatie voor de omvang ervan.

Het probleem is het gedrag dat ambtenaren in zo’n systeem vertonen en vooral waarom zij dat gedrag vertonen. Dit gedrag, zo zult u ontdekken, wordt min of meer afgedwongen door leidinggevenden. Daarmee is een deel van de puzzel gevonden: het ontstaan van bureaucratisme is in sterke mate afhankelijk van het gedrag van leidinggevenden.

Dit is het logische gevolg van het concept bureaucratie, de samentrekking van de begrippen ‘bureau’ en ‘cratie’. ‘Cratie’verwijst naar het Griekse woord ‘kratia’, hetgeen ‘macht’ of ‘regel’ betekent. Dat was ook oorspronkelijk de bedoeling van een bureaucratie, om (semi)ambtenaren zo te organiseren dat politieke keuzes effectief, door middel van ambtelijke besluiten, door hen kunnen worden uitgevoerd. De weg naar die besluiten wordt in hoge mate bepaald door de systeeminrichting van ambtelijke leidinggevenden.

Hiermee is voorlopig een tweede deel van de puzzel gevonden. Bureaucratisme gaat vooral over de inrichting van ‘macht’ en aanwezigheid van ‘regels’ en het effect daarvan op het gedrag van de ambtenaren, die in ‘bureaus’ georganiseerd zijn. Duidelijk zal worden dat vooral naar de ambtelijke top gekeken moet worden. Want in een bureaucratie rust de hoogste verantwoordelijkheid bij die top. Het hoogste ‘bureau’ bepaalt immers wat wel en niet wordt gedelegeerd (decentralisatie versus centralisatie) en met welke regels. De keuze voor het ene of het andere systeem bepaalt of er sprake is van een goed functionerende bureaucratie of van uit de rails lopend bureaucratisme.

Peters’ principle

 Is de onvrede van de kiezer, immers 90 procent van hen wil een reductie van de overheid, over het ambtelijke systeem terecht?  Waar ligt de oorzaak van dit onvoldoende functionerende systeem? Op deze vragen ga ik de komende edities verder in. U zult observaties krijgen over onderwerpen die hier iets mee te maken hebben. Bijvoorbeeld over de wet van Parkinson, over Peters’ principle, over onvoldoende zelfvertrouwen, incomplete scheiding van politiek en uitvoering, over gevaar van modellen, de verwarring over normen, statistisch onbegrip, over de banaliteit van het kwaad, etc.. Kortom, over alles wat maar inzicht kan geven in de vraag waarom er toch plotseling een paarse krokodil in uw bureau is terechtgekomen. En u zult zien dat u er zelf erg veel aan kunt doen om dit te voorkomen.
Veel van wat er in een bureaucratie goed gaat, wordt namelijk gedaan door de ambtenaar en als het fout gaat heeft dat meestal zijn oorzaak in de systeemstructuur.
En dat laatste is veel makkelijker te veranderen, mits u begrijpt hoe deze structuur effect heeft op uw gedrag. Ik ga u laten zien hoe dat werkt. Stap met mij dat beruchte bureau 101 binnen, waarin alleen dat eng zal blijken te zijn wat u zelf aan angst meeneemt…

Volgende week deel 2

Dit artikel verscheen eerder in Pro Def Bulletin – Professionals bij Defensie.
Peter van Maurik is een 47-jarige marineofficier met ervaring op schepen, in marineopleiding en bestuur bij defensie. Van 2005 tot 2008 was hij de voorzitter van de Koninklijke Vereniging van Marineofficieren. Hij is een parttime, en pro-deo, adviseur in leiderschap-, innovatie- en trainingsvraagstukken. Daarnaast is hij een groot liefhebber van boeken, filosofie, geschiedenis en de nieuwe internetmaatschappij. En in alle eerlijkheid teleurgesteld in de trage ontwikkeling van het overheidsapparaat in de moderne maatschappij.