Vakmanschap in Japan
Vanuit de ogen van een gajin die daar rondreist
Bureaucratie
Mijn eerste kennismaking met Beroepseer was tijdens een verhitte discussie over de vraag of ambtenaren wel professionals kunnen zijn, vakmensen. Ik was er toen eentje en vond van wel. Gevalletje ‘hubris’ volgens de zwaar tegenhangende gesprekspartner. Deze column start ik dan, lekker puh, met het roemen van het vakmanschap van de ambtenaren van de Japanse emigratiedienst. Daar zijn we al viermaal afhankelijk van hun beslissing geweest, want we willen niet op een standaard toeristenvisum drie maanden door Japan kunnen trekken, maar een vol jaar.
Hun kantoren en balies zien eruit alsof je terug bent in de jaren ‘70. Overal kastjes met mappen, laadjes met dossiers, stapels formulieren, totaal onleesbare vergeelde posters met kleine kanji-tekens en alle parafernalia die bij een pre-digitaal tijdperk kantoor horen. Van nietmachines tot scherpgeslepen potloden aan toe. Alles is ook digitaal, maar papier voert de hoofdtoon, inclusief stempels en leges-zegels.
Snel werd ons duidelijk dat we een uitzondering op de regel zijn. Rondtrekken in een eigen camper in Japan? “Sugoi!! Subarashi!!”* Maar daardoor passen we niet in de vakjes van de formulieren want we hebben geen vast adres. En daar op de papieren moet toch echt een adres worden ingevuld als je iets wilt c.q. boetes wilt vermijden. Dan komt het niet alleen aan op de kennis van de eigen procedures, maar op houding en gedrag van de professional, van de vakman/vrouw. Op waarden en normen van de mensen achter de balie en die in de scharrige kantoortjes erachter.
Met de jarenlange ervaring in de Nederlandse bureaucratie verwacht je dan lastige trajecten die net zo makkelijk kunnen eindigen in een “sorry, maar het kan niet wat u wilt want het systeem laat het niet toe”. Met een onuitgesproken “Tja, u wilt zo graag reizen…. Niet onze verantwoordelijkheid en ook niet ons probleem. Los het zelf maar op.” Maar dan blijkt dat de Japanse manier van werken, het veel geprezen vakmanschap en de kwaliteitszorg, ook hier in de overheidsomgeving aanwezig is. Hun vakmanschap bestaat o.a. uit positief meedenken en creatief oplossen van problemen die opdoemen.
Een Japanner kan proberen om iets wat hij/zij als risico ziet, vooraf te vermijden. Tikkie risicomijdend gedrag is ze niet vreemd. Best begrijpelijk want deze maatschappij kent zoveel meer risico’s dan wij ons kunnen voorstellen. Ze leven op een eilandenrijk met jaarlijks tientallen cyclonen, een groot tsunami-gevaar, elke dag wel een paar aardbevingen en jaarlijks een paar verwoestende aardbevingen waarbij die in Groningen mineure trillinkjes zijn. Hun meest belangrijke agrarische produkt is rijst en die kan niet zo goed tegen de hogere temperaturen die de klimaatverandering met zich meebrengt. De overbevissing en stijgende temperaturen van het zeewater zijn op de lange termijn ook geen goed nieuws voor de zekerheid van hun basismaaltijd. En dan hebben we het niet over de hongerige beren die de nodige dodelijke slachtoffers maken. Laatst zijn er in de metropool Tokyo (!) een paar scholen gesloten omdat het berengevaar te groot was.
Maar als het probleem niet te vermijden is -en dat is het niet als jij als inwoner/toerist/klant voor hun balie of in hun zaak staat- dan komt het aan op het vermogen en de wil om het werkbaar te maken. Dat ervaren we hier telkens weer. Hoe verfrissend is dat?
Nu is onze situatie een bijzondere. We reizen rond op een speciaal, bijna niet bekend visum, bestemd voor alleen sightseeing. De meeste buitenlanders die hier langer verblijven zijn hier voor puur werk, werk/reizen of studie, de kennis- en arbeidsmigranten dus. Dat zijn er ondertussen op jaarbasis twee miljoen. Vindt de politiek hier niet fijn (waar kennen we dat van?!!), maar dat is stof voor andere columns. Plus, we reizen rond in onze eigen camper, ofwel zonder vast adres. Adresloos zijn in Japan blijkt te leiden tot hoge boetes. Dus op bezoek bij het emigratiekantoor, dit keer in Tokyo. De dame die zich over de vraag boog, zei dat dit visum een once-in-a-life-time-experience voor haar was. Dat brengt derhalve een grote verantwoordelijkheid mee om tot een goed einde te brengen. Ze verdween ergens en na een lang wachten, kwam het bevrijdende woord. Dit visum is op hoofdlijnen geregeld bij wet en de praktische problemen die daaromheen ontstaan, zijn er om opgelost te worden. Zoals (g)een vast adres. Ze kreeg bijna een lichtje in de ogen. Na vele buigingen en “Domo arigato gozaimashita”** over en weer, gingen we, een paar kilo lichter, weer naar buiten.
Ook in Kyoto, bij het regionale emigratiekantoor uit de jaren ‘70 werden we bevestigd in dit handelen van de ambtenaren. Op het verzoek tot verlenging van ons visum moest een adres staan. Waar konden ze anders een bevesting van het besluit en uitnodiging tot betalen van de leges heensturen? Tja, de foto van onze camper in een Japans decor toonde aan dat we echt reizigers zijn zonder een tijdelijk appartementje. Meer overleg achter de schermen leidde tot de oplossing dat we het adres van het wegstation (soort parking met faciliteiten waar veel reizende Japanners ook slapen in hun autootje) mochten invullen. En aangezien ze daar toch niets heen konden sturen, mochten we gewoon over twee weken terugkomen en dan zou de procedure doorlopen zijn. En zo gebeurde het ook en zweefden we met onze nieuwe verblijfskaart de deur uit, de klamme hitte in.
Dat geeft ons vertrouwen in de komende maanden waarin er vast nog problemen opdoemen die niemand bij wetgeving heeft voorzien. Het bevestigde de eerdere ervaring dat er meedenkend vermogen is, ook in de enorme bureaucratie die dit land rijk is. Het voelt ook niet aan als gunst of een uitzonderlijk gedurfd stukje maatwerk waar je dankbaar voor mag zijn. Daar zijn mijn voelsprieten best nog goed in.
Dus als ik ooit nog in een discussie beland over de ambtenaar dan heb ik mooie praktijkvoorbeelden. Ik heb Japans vakmanschap gezien.
* Geweldig!! Bizar verrassend!!
** Heel hartelijk bedankt
Marijke Verstappen
Ooit ben ik begonnen aan een rechtenstudie maar na afronding in de informatica gerold. Net als velen van mijn generatie. Om vervolgens via omzwervingen (tot Silicon Valley aan toe) terecht te komen in de gemeentewereld. Na 12 jaar heb ik de baan van gemeentesecretaris aan de wilgen gehangen en ben ik van mijn hobby, reizen, een way of live gaan maken. Momenteel zwerf ik voor 1 jaar rond op Japan, samen met mijn partner. De eerste kennismaking met dit land was 30 jaar geleden, tijdens een maandenlange fietsvakantie. Het land, de mensen, hun cultuur en – laten we niet vergeten- het eten, heb ik in mijn hart gesloten.